Viele Meetings beginnen mit den gleichen Fragen.

„Wo stehen wir gerade?” „Wie weit ist das Projekt?” „Was sind die nächsten Schritte?”

Dann berichtet jeder kurz, woran er arbeitet. Am Ende werden ein paar neue Aufgaben verteilt. Und nächste Woche trifft man sich wieder.

Solche Meetings wirken auf den ersten Blick sinnvoll. Schließlich müssen Teams sich abstimmen.

Doch oft erfüllen sie eine andere Funktion.

Sie ersetzen Transparenz.

Wenn Fortschritt im Alltag nicht sichtbar ist, bleibt nur ein Weg: Man setzt ein Meeting an, damit alle berichten, woran sie gerade arbeiten.

Rechnet man das einmal kurz durch, wird der Effekt sichtbar

Ein Team aus acht Personen. Jeder berichtet sechs bis sieben Minuten über seinen aktuellen Stand.

Schon ist eine Stunde vorbei.

Für das Team bedeutet das: Acht Arbeitsstunden wurden in dieses Meeting investiert.

Also ungefähr ein kompletter Arbeitstag – jede Woche.

Statusmeetings sind dabei oft nicht teuer, weil sie lange dauern. Sie sind teuer, weil viele Menschen gleichzeitig warten.

Das Problem ist nicht das Meeting selbst

Das Problem ist, dass Information erst im Meeting entsteht.

Für viele Mitarbeitende bedeutet das: Sie arbeiten den ganzen Tag an Themen – und erklären sie dann noch einmal im Meeting.

Für Führungskräfte bedeutet es: Überblick entsteht erst dann, wenn alle gleichzeitig im Raum sind.

So werden Meetings zu einem Statusmechanismus.

Wenn Fortschritt sichtbar wird, verändert sich die Dynamik

In Organisationen, in denen Fortschritt im Alltag sichtbar ist, verändert sich diese Dynamik.

Meetings werden seltener zu Statusrunden. Sie werden wieder zu dem, was sie eigentlich sein sollten:

Ein Ort für Entscheidungen.

Die eigentliche Frage

Vielleicht ist deshalb eine interessante Frage für viele Teams nicht:

„Wie machen wir unsere Meetings effizienter?”

Sondern:

„Warum brauchen wir dieses Meeting überhaupt?”