In vielen Teams gibt es Aufgaben, die scheinbar nie fertig werden.

Sie sind nicht mehr ganz offen. Aber auch nicht wirklich abgeschlossen.

Sie liegen irgendwo dazwischen.

„Da müssen wir noch einmal drüber schauen.” „Das ist fast fertig.” „Wir warten noch auf eine Rückmeldung.”

So entstehen Aufgaben im Dauerzustand.

Sie tauchen immer wieder in Meetings auf. Sie stehen weiterhin auf Listen. Und irgendwann weiß niemand mehr genau, wer eigentlich gerade daran arbeitet.

Das Problem liegt selten an fehlender Motivation

Es liegt an fehlender Klarheit.

Wann gilt eine Aufgabe eigentlich als erledigt? Wer entscheidet das? Was passiert, wenn noch etwas fehlt?

Wenn diese Fragen nicht eindeutig beantwortet sind, entsteht ein typisches Muster:

Aufgaben bleiben offen, obwohl sie fast abgeschlossen sind.

Teams verbringen Zeit damit, über Aufgaben zu sprechen, statt sie wirklich zu beenden.

Und nach einiger Zeit entsteht der Eindruck, dass Projekte sich kaum bewegen.

Definition of Done – ein einfaches Prinzip mit großer Wirkung

In agilen Methoden wie Scrum gibt es dafür einen klaren Begriff: Definition of Done.

Damit wird festgelegt, wann eine Aufgabe wirklich abgeschlossen ist – nicht „fast fertig”, nicht „wir schauen noch einmal drüber”, sondern tatsächlich erledigt.

Viele Teams arbeiten jedoch ohne eine solche Klarheit.

Dann bleiben Aufgaben in einem Zwischenzustand hängen. Sie sind nicht mehr wirklich offen – aber auch nicht abgeschlossen.

Die eigentliche Frage

Vielleicht ist deshalb eine der wichtigsten Fragen in vielen Teams nicht:

„Wer arbeitet gerade woran?”

Sondern:

„Wann gilt eine Aufgabe bei uns eigentlich als fertig?”